Novo módulo Fornecedores: Etapa de Homologação

Se você chegou até aqui, seus fornecedores já foram aprovados na etapa de qualificação — ou seja, você já validou se eles atendem aos requisitos básicos para operar com a sua empresa. Mas antes de colocar um fornecedor para trabalhar de verdade, existe uma etapa fundamental: a homologação.

Neste tutorial, você vai aprender a cadastrar os requisitos de homologação, iniciar a homologação, avaliar o fornecedor e decidir os próximos passos dele dentro da plataforma.

O que é a homologação

A homologação é a etapa em que você verifica, na prática, se o fornecedor está apto a atender às exigências específicas da sua operação — sejam elas técnicas, documentais ou de segurança. Diferente da qualificação, que é mais geral, aqui você define critérios próprios de acordo com o tipo de serviço ou material que aquele fornecedor vai entregar.

O processo começa dentro da própria etapa de qualificação, e é lá que você cadastra os requisitos e dá início à homologação. Para acessar o módulo de fornecedores, abra o menu no canto esquerdo da tela, clique na opção Fornecedores e acesse a página Meus Fornecedores.

Cadastrando os requisitos de homologação

Antes de homologar qualquer fornecedor, você precisa definir quais requisitos serão exigidos. Esse cadastro é feito ainda com o fornecedor na etapa de qualificação.

No menu, selecione Requisitos → Requisitos de Homologação.
Edite um requisito pré-existente ou cadastre um novo clicando em Cadastrar.
Informe o nome do requisito, adicione os detalhes que preferir e as observações, além dos documentos que serão solicitados ou aceitos como evidência do cumprimento.
Informe de qual sistema de gestão esse documento fará parte e defina as categorias em que ele será solicitado:

Incluir requisito: use quando o documento for exigido em apenas uma ou poucas categorias, e selecione quais.
Excluir requisito: use quando o documento for exigido em todas as categorias, exceto uma, e selecione a categoria que deve ficar de fora.

Clique em Salvar.

Dica: para um requisito já cadastrado, você pode incluir detalhes adicionais — como se ele é desejável ou obrigatório, se tem peso na avaliação, se a nota é considerada como média, frequência de validade do documento, risco, prazo para envio e modelos. Basta acessar a etapa Avançado pelo botão de edição.

Iniciando a homologação

Com os requisitos já cadastrados, chegou a hora de dar início à homologação. Isso também é feito dentro da etapa de qualificação, direto na tela do fornecedor.

Identifique o fornecedor habilitado na etapa de qualificação e clique em Abrir página do fornecedor.
Clique em Ações → Iniciar homologação.

Pronto — a partir daqui, o fornecedor está oficialmente na etapa de homologação. Assim que essa movimentação é feita, a plataforma notifica automaticamente o fornecedor, pedindo o envio dos documentos referentes a cada um dos requisitos cadastrados. Não é necessário fazer esse contato manualmente: o próximo passo é apenas aguardar o retorno do fornecedor.

Aguardando o envio dos documentos

Após a notificação, o fornecedor passa a anexar os documentos correspondentes a cada requisito diretamente na plataforma. É importante aguardar o recebimento de todos os documentos antes de iniciar a avaliação — assim você garante que está avaliando o fornecedor com base no conjunto completo de exigências, e não em informações parciais.

Acompanhe o andamento pela coluna Situação atual:

Aguardando documentação: o fornecedor ainda não concluiu o envio da documentação.
Aguardando decisão: a documentação foi recebida por completo e você já pode iniciar a avaliação.

Avaliando os requisitos do fornecedor

Com todos os documentos recebidos, chegou a hora de avaliar o fornecedor de fato — é aqui que você registra se ele atendeu ou não a cada critério definido.

Acesse o menu e abra a página do fornecedor.
Identifique o requisito a ser avaliado e clique no botão Ação → Avaliação.
Na tela de avaliação, verifique o prazo de validade do documento, a data da última atualização, o próprio documento, as evidências em texto inseridas e as informações já registradas sobre esse requisito.
Informe o status do requisito: Conforme, Não conforme, Em tratamento, Não aplicável ou mantenha como Pendente.

Caso o requisito seja marcado como não conforme, você pode anexar um feedback para o fornecedor. Aguarde a correção e, em seguida, avalie novamente o documento.

Decisão final

Ao final da avaliação, a plataforma consolida automaticamente um resultado, indicando se o fornecedor foi homologado ou não, de acordo com o status inserido para a documentação avaliada.

Caso o fornecedor conste como totalmente aprovado, ele poderá seguir para a etapa seguinte. Caso esteja como não aprovado, ele ainda precisa fazer alguma correção na documentação para avançar — seja para a prestação de serviço, seja para o monitoramento, no caso de fornecedores com acompanhamento contínuo ou prestação de serviço recorrente.

Depois da homologação: monitoramento ou prestação pontual

Com o fornecedor homologado, você tem duas opções na plataforma, dependendo da natureza do relacionamento com ele:

Serviço recorrente — Monitoramento: acesse a página do fornecedor, clique em Ações e em Ativar monitoramento. A partir daí, a Greenlegis acompanha automaticamente o prazo de vencimento de documentos, reavaliações periódicas e alertas de conformidade.
Serviço pontual — Prestação pontual: quando o fornecedor presta um serviço específico, sem recorrência prevista, ele permanece na aba de homologação enquanto estiver prestando o serviço. Ao final da prestação, você pode retorná-lo para a qualificação, onde fica disponível na sua base até ser necessário chamá-lo novamente.

Conclusão

É assim que funciona a homologação no módulo de fornecedores: você cadastra os requisitos ainda na qualificação, inicia a homologação, aguarda os documentos, avalia o fornecedor e decide se ele segue para o monitoramento contínuo ou volta para o cadastro, aguardando uma nova demanda. Isso garante mais controle e rastreabilidade para quem trabalha com a sua empresa.

Qualquer dúvida, nossa equipe de suporte está à disposição no e-mail suporte@greenlegis.com.br.