Novo módulo Fornecedores: Ações do Fornecedor

Quando uma solicitação de documento pode aparecer

Antes do passo a passo, vale entender rapidamente em qual etapa cada solicitação costuma surgir:

Qualificação: acontece no início do relacionamento com o cliente, quando ele está te conhecendo e validando informações básicas.
Homologação: acontece depois da qualificação aprovada, quando o cliente define requisitos mais específicos para o tipo de serviço que você vai prestar.
Monitoramento: pode acontecer depois que você já está homologado e ativo — quando algum documento vence ou quando o cliente solicita uma reavaliação periódica.

Passo a passo para enviar um documento

Dependendo da etapa em que você se encontra, quando existe um documento pendente, você vai encontrar um alerta no seu portal. Veja o passo a passo:

Identifique o item vencido ou não enviado.
Clique no menu expansível à esquerda.
Clique em Meu Painel.
Identifique a etapa em que você se encontra e o documento pendente.
Clique no botão Enviar.
Verifique o detalhamento do documento, caso haja alguma observação sobre como ele deve ser enviado para a equipe do cliente.
Clique na aba Avaliação e selecione o documento que será encaminhado.
Adicione as informações que considerar necessárias e inclua alguma anotação, caso precise comunicar algo sobre a avaliação ao cliente.
Clique em Salvar.

O que muda em cada etapa

Qualificação: os documentos costumam ser mais gerais — cadastrais, fiscais e societários — usados para validar que a sua empresa existe e está regular.
Homologação: os documentos são definidos pelo cliente de acordo com o tipo de serviço que você presta — certificações, licenças específicas, laudos. A avaliação do cliente só começa depois que todos os documentos dessa etapa forem enviados.
Monitoramento: você atualiza documentos que já venceram ou estão prestes a expirar, ou quando o cliente solicita uma reavaliação periódica. Você recebe uma notificação pedindo a atualização do documento específico, sem precisar reenviar todos os documentos.

Atenção: na etapa de homologação, a avaliação do cliente só começa depois que todos os documentos daquela etapa forem enviados.

Quando um documento é reprovado

Caso a equipe do cliente identifique que um documento enviado está não conforme, o status é atualizado no seu sistema. Você identifica o motivo da reprovação clicando no ícone em formato de "i" e lendo o feedback enviado pelo cliente.

Para corrigir o documento:

Clique em Enviar e atualize o documento.
Se necessário, inclua uma anotação ou explicação adicional.
Clique em Salvar e aguarde a reavaliação.

Atenção: você só poderá prestar serviços para o cliente quando todos os seus documentos estiverem conformes no sistema. Além disso, a reavaliação não garante aprovação automática — fique atento aos feedbacks e não deixe de atualizar a sua documentação.

Atendendo mais de um cliente na plataforma

Se você presta serviços para mais de um cliente, pode alternar a conta diretamente no portal da Greenlegis. Clique no nome da sua empresa no topo da página, selecione a opção Trocar perfil → Clientes e escolha o perfil do cliente para o qual fará a atualização da documentação.

Os documentos de cada cliente devem ser atualizados individualmente.

Conclusão

Em qualquer uma das três etapas, o segredo é o mesmo: fique de olho nas notificações da plataforma. Elas avisam exatamente o que precisa ser enviado, evitando atrasos ou até a suspensão temporária do seu contrato com o cliente enquanto aguarda a regularização.

O processo de envio de documentos é sempre o mesmo, em qualquer etapa: acessar o requisito, anexar o documento e acompanhar o seu status.

Em caso de dúvidas, nosso time de suporte está à disposição no e-mail atendimento@greenlegis.com.br.