Como Verificar e Anexar Documentos Obrigatórios (Fornecedor)

✅ Pré-requisitos

Ter acesso ao Portal do Fornecedor na plataforma GreenLegis
Possuir os documentos digitalizados em formato PDF (preferencialmente)
Certificar-se de que os documentos estão dentro da validade
Tamanho máximo por arquivo: 10 MB

🚀 Passo a Passo para Verificar Documentos Obrigatórios

Acesse o Sistema Greenlegis com seu e-mail e senha e vá até o Módulo de Fornecedores
No menu lateral, clique em "Documentação"
Visualize a lista de documentos solicitados pela organização contratante
Identifique os documentos com status:
- Pendente: Documento ainda não enviado
- Vencido: Documento expirado que precisa ser atualizado
- Em análise: Documento enviado aguardando aprovação
- Aprovado: Documento validado e dentro da validade
Verifique a data de validade de cada documento exigido

🚀 Passo a Passo para Anexar Documentos

Na tela "Documentação", localize o documento que deseja anexar
Clique no botão "Anexar" ou no ícone de upload ao lado do nome do documento
Selecione o tipo de documento no menu suspenso (se solicitado):
- Certidão Negativa de Débitos (CND)
- Alvará de Funcionamento
- Certificado de Regularidade do FGTS
- Certidão Negativa Trabalhista (CNDT)
- Outros documentos específicos
Clique em "Adicionar anexo"
Navegue até a pasta onde o documento está salvo e selecione o arquivo
Verifique se o arquivo selecionado está correto
Preencha os campos adicionais se solicitados:
- Número do documento
- Data de emissão
- Data de validade
- Órgão emissor
Clique em "Salvar"
Aguarde a barra de progresso indicar que o upload foi concluído
Verifique se o status mudou para "Em análise"
Repita o processo para cada documento pendente

📋 Documentos Comumente Solicitados

A lista de documentos varia conforme a política de cada organização, mas geralmente inclui:

Certidão Negativa de Débitos Federais (CND)
Certidão de Regularidade do FGTS (CRF)
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)
Alvará de Funcionamento
Certidão Negativa Municipal
Contrato Social ou Estatuto
Comprovante de Inscrição CNPJ
Certificados de Qualidade (ISO, se aplicável)
Apólice de Seguro (quando exigido)

⚖️ Regras de Compliance

Obrigatoriedade Legal: A manutenção de documentos atualizados é exigência da Lei 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações) e Lei 8.666/93 para fornecedores de órgãos públicos. Empresas privadas também adotam essa prática para gestão de riscos.

Regularidade Fiscal e Trabalhista: Documentos vencidos podem resultar no bloqueio temporário do fornecedor para novas contratações até a regularização.

Auditoria e Rastreabilidade: Todos os uploads são registrados com data, hora e usuário responsável. Esses registros são utilizados em auditorias internas e externas.

Responsabilidade do Fornecedor: É de responsabilidade exclusiva do fornecedor manter seus documentos atualizados. O sistema enviará alertas automáticos 30, 15 e 7 dias antes do vencimento.

Autenticidade Documental: Documentos fraudados ou adulterados podem resultar em descredenciamento imediato e ações legais cabíveis.

Proteção de Dados (LGPD): Todos os documentos enviados são armazenados de forma segura e acessados apenas por usuários autorizados da organização contratante.

❌ Problemas Comuns

Problema 1: O arquivo não está sendo aceito no upload

Verifique se o formato do arquivo é PDF, JPG ou PNG (formatos aceitos)
Confirme se o tamanho do arquivo não excede 10 MB
Reduza o tamanho do arquivo usando ferramentas de compressão online
Certifique-se de que o arquivo não está corrompido ou protegido por senha

Problema 2: Enviei o documento mas o status continua "Pendente"

Aguarde alguns minutos e atualize a página (F5)
Verifique se o upload foi concluído completamente (barra de progresso em 100%)
Confirme se você clicou em "Enviar" após selecionar o arquivo
Se o problema persistir, tente fazer o upload novamente ou entre em contato com o suporte