Como Atualizar o Status de Conformidade de Requisitos
🎯 Atualizar o status de conformidade dos requisitos legais e compreender os conceitos de cada status para aplicar as ações adequadas de gestão.
✅ Pré-requisitos
- Ter acesso ao módulo de Conformidade Legal
- Possuir permissões para editar status de requisitos
- Ter evidências documentais disponíveis para upload
- Conhecer a situação real de atendimento do requisito
- Estar logado na plataforma GreenLegis
🚀 Passo a Passo para Atualizar o Status de Conformidade
Etapa 1: Inserir Evidências em Registros de Conformidade
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Acesse o menu lateral e clique em "Conformidade Legal" > "Requisitos Aplicáveis"
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Localize o requisito que deseja atualizar na lista
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Clique em Detalhamento do Requisito para visualizar mais informações sobre ele
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Na lista com todos os requisitos, localize a coluna "Registros de Conformidade"
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Clique no ícone de lápis para inserir evidências, anotações, realizar conexões e verificar o histórico
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Preencha as informações do registro, conforme solicitado:
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Aba evidência: Insira um texto descrevendo o atendimento àquele requisito
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Aba anotações: Insira uma anotação sobre o registro de conformidade
- Aba conexões: Conecte um documento, plano de ação, ocorrência, desvio ou um lembrete a esse registro de conformidade
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Clique em Ok para salvar todos os registros
Etapa 2: Atualizar o Status de Conformidade
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Após inserir as evidências, localize o campo "Status"
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Clique no menu suspenso e selecione o novo status apropriado baseado nas evidências inseridas. (Conforme, Não Conforme, Em avaliação ou Não aplicável) - Abaixo, neste artigo, você encontrará a descrição de cada status e quando usá-los.
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O salvamento acontecerá automaticamente
📅 Campo "Próxima Avaliação"
O campo "Próxima Avaliação" é fundamental para garantir o monitoramento contínuo da conformidade.
O que é:
Define a data em que o requisito deve ser reavaliado para verificar se continua conforme ou se houve mudanças na legislação ou nas práticas da organização.
Como usar:
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Após atualizar o status, localize o campo "Próxima Avaliação"
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Clique no calendário e selecione a data apropriada
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Defina a periodicidade conforme:
- Requisitos críticos: Avaliação mensal ou trimestral
- Requisitos de média criticidade: Avaliação semestral
- Requisitos de baixa criticidade: Avaliação anual
- Requisitos com certificados/licenças: Avaliação 30 dias antes do vencimento
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O sistema enviará alertas automáticos próximo à data de reavaliação
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Clique em "Salvar" para confirmar
Boas práticas:
- Alinhe a data de próxima avaliação com auditorias internas
- Considere prazos de renovação de licenças e certificados
- Antecipe avaliações para requisitos com histórico de não conformidade
- Documente o critério usado para definir a periodicidade
✅ Campo "Validação de Controle"
O campo "Validação de Controle" registra a verificação oficial de que os controles implementados são eficazes.
O que é:
Confirmação formal de que as medidas adotadas para atender o requisito estão funcionando adequadamente e são suficientes para garantir a conformidade.
Como usar:
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Após implementar controles e inserir evidências, localize o campo "Validação de Controle"
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Marque a opção "Controle Validado" quando:
- As evidências comprovam eficácia do controle
- Houve verificação por auditor interno ou gestor
- Os resultados demonstram atendimento consistente ao requisito
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Preencha os campos complementares:
- Data da validação: Quando o controle foi verificado
- Validado por: Nome do responsável pela verificação
- Método de validação: Auditoria, inspeção, teste, análise documental
- Observações: Comentários sobre a eficácia do controle
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Anexe relatórios de auditoria ou pareceres técnicos que comprovem a validação
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Clique em "Salvar"
Quando validar:
- Após implementação completa de novos controles
- Durante auditorias internas programadas
- Quando houver mudanças significativas nos processos
- Periodicamente conforme plano de auditoria interna
Importância:
A validação de controle é essencial para demonstrar em auditorias externas e certificações que a organização não apenas implementou medidas, mas também verificou sua eficácia.
📋 Conceitos dos Status de Conformidade
🟢 Conforme
Conceito: Requisito totalmente atendido e validado
Quando usar:
- Todas as exigências legais estão sendo cumpridas
- Evidências documentadas foram inseridas nos registros
- O controle foi validado e é eficaz
Ações sugeridas:
- Manter as práticas atuais
- Realizar verificações periódicas conforme "Próxima Avaliação"
- Arquivar evidências de conformidade
- Monitorar possíveis alterações na legislação
- Renovar certificados e licenças antes do vencimento
🔴 Não Conforme
Conceito: Requisito não está sendo atendido
Quando usar:
- A organização não cumpre as exigências legais
- Não há evidências de atendimento
- Controles são inexistentes ou ineficazes
Ações sugeridas:
- Criar plano de ação imediato com prazos definidos
- Definir responsáveis pela adequação
- Avaliar riscos e impactos legais (multas, sanções)
- Priorizar adequação conforme criticidade
- Alocar recursos necessários (financeiros, humanos, tecnológicos)
- Implementar controles e validá-los
- Inserir evidências assim que disponíveis
🟡 Em Andamento
Conceito: Ações de adequação em execução
Quando usar:
- Plano de ação está sendo executado
- Há progresso na adequação ao requisito
- Algumas evidências já foram inseridas
- Controles estão sendo implementados
Ações sugeridas:
- Monitorar o andamento das ações semanalmente
- Verificar cumprimento de prazos estabelecidos
- Remover obstáculos identificados
- Atualizar percentual de conclusão
- Inserir evidências parciais nos registros
- Preparar validação de controle para quando concluir
- Comunicar progresso às partes interessadas
🔵 Programado
Conceito: Adequação planejada, aguardando início
Quando usar:
- Plano de ação foi criado mas não iniciado
- Há cronograma definido para adequação
- Aguarda aprovação de recursos ou início de projeto
- Data de início está definida
Ações sugeridas:
- Confirmar data de início das ações
- Garantir disponibilidade de recursos (orçamento, equipe)
- Comunicar responsáveis sobre o cronograma
- Monitorar prazos legais de adequação
- Iniciar ações conforme planejado
- Preparar documentação necessária
- Definir "Próxima Avaliação" para acompanhamento
🟣 Em Avaliação
Conceito: Análise de conformidade em curso
Quando usar:
- Requisito está sendo analisado pela equipe
- Há necessidade de verificação técnica detalhada
- Aguarda parecer de especialista ou auditor
- Evidências estão sendo coletadas
Ações sugeridas:
- Coletar informações e documentos necessários
- Consultar áreas operacionais envolvidas
- Solicitar parecer técnico ou jurídico se necessário
- Definir prazo para conclusão da avaliação (máximo 30 dias)
- Inserir evidências preliminares nos registros
- Atualizar status após análise completa
- Documentar conclusões da avaliação
⚪ Não Avaliado
Conceito: Ainda não foi analisado
Quando usar:
- Requisito novo no sistema
- Não houve análise inicial de aplicabilidade
- Aguarda primeira verificação
- Recém-identificado em atualização legislativa
Ações sugeridas:
- Priorizar avaliação inicial (prazo máximo: 15 dias)
- Verificar aplicabilidade à organização
- Designar responsável pela análise
- Coletar informações sobre o requisito
- Consultar texto legal completo
- Definir "Próxima Avaliação" após análise inicial
- Atualizar para status apropriado após conclusão
🟠 Requisito Alterado
Conceito: Legislação sofreu modificação recente
Quando usar:
- Houve atualização na norma ou lei
- Requisito foi revisado pelo órgão regulador
- Há novas exigências a serem analisadas
- Sistema identificou mudança legislativa
Ações sugeridas:
- Analisar as mudanças na legislação imediatamente
- Comparar versão anterior com versão atual
- Avaliar impacto nas práticas atuais
- Verificar necessidade de adequação dos controles
- Atualizar procedimentos internos
- Comunicar áreas afetadas pela mudança
- Inserir novas evidências se necessário
- Revalidar controles existentes
- Definir novo status após análise completa
⚖️ Regras de Compliance
Evidências Obrigatórias: O status "Conforme" só deve ser atribuído após a inserção de evidências documentais nos Registros de Conformidade. Sem evidências, o requisito não pode ser considerado conforme.
Rastreabilidade: Todas as alterações de status são registradas com data, hora, usuário e justificativa, garantindo auditabilidade completa do histórico de conformidade.
Validação de Controles: Sistemas de gestão certificados (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) exigem que os controles sejam não apenas implementados, mas também validados quanto à sua eficácia.
Periodicidade de Avaliação: A definição de "Próxima Avaliação" é obrigatória para garantir o monitoramento contínuo exigido por normas de compliance e auditoria.
Responsabilidade: Apenas usuários com permissões adequadas podem alterar status de requisitos e validar controles, garantindo segregação de funções.
Prazos Legais: Requisitos com status "Não Conforme" devem ter planos de ação com prazos definidos, especialmente quando há obrigações legais com datas específicas de adequação.
Auditoria: Auditores internos e externos verificarão a coerência entre o status registrado, as evidências inseridas e a realidade operacional da organização.
❌ Problemas Comuns
Problema 1: Não consigo alterar o status para "Conforme"
- Verifique se você inseriu evidências nos Registros de Conformidade
- Confirme se o campo "Validação de Controle" foi preenchido
- Certifique-se de que há justificativa documentada
- Verifique se há workflow de aprovação que exige validação superior
- Solicite ao administrador verificar permissões de edição
Problema 2: O sistema não está aceitando o arquivo de evidência
- Verifique se o formato do arquivo é PDF, JPG, PNG ou DOCX
- Confirme se o tamanho não excede 10 MB
- Reduza o tamanho usando ferramentas de compressão
- Certifique-se de que o arquivo não está corrompido ou protegido por senha
- Tente fazer upload de um arquivo por vez